Cowork sicher einrichten heißt, sieben Einstellungen in fester Reihenfolge zu klicken, bevor der erste echte Kundendatensatz hineingeht: ein eigenes Projekt je Vorgang, den Auftrag vorab aufschreiben, einen eigenen Zugang statt des Hauptpostfachs, nur den einen nötigen Ordner freigeben, die Freigabe-Stufe auf Manuell, ein Monatslimit als Reißleine und einen Trockenlauf mit erfundenen Daten. Der rote Faden ist Trennung. Ein Vorgang, ein Zugang, eine Freigabe. So bleibt der Schaden klein, falls doch etwas schiefgeht, und du liest am Monatsende an den Kosten ab, ob ein Vorgang seine Arbeit gemacht hat.
Was ist Cowork und warum ist die Einrichtung heikel?
Cowork ist der Arbeitsbereich von Claude für Leute, die nicht programmieren. Du beschreibst eine Aufgabe in normalen Sätzen, so wie du sie einem neuen Mitarbeiter am ersten Tag erklären würdest, und das Werkzeug erledigt sie selbst in mehreren Schritten. Praktisch. Nur fragt es beim Start nach Zugriff auf dein Postfach und deine Ordner. Sagst du einmal Ja, liest es ab da mit: jede Mail, Kundennamen, Preise, die du einem Interessenten genannt hast, eine Kündigung.
Das ist kein Grund, die Finger davon zu lassen. Es ist ein Grund, die Reihenfolge einzuhalten, denn am Ende haftest du für die Daten deiner Kunden, nicht der Anbieter des Werkzeugs. Das BSI empfiehlt vor der Integration generativer KI-Modelle in die eigenen Arbeitsabläufe ausdrücklich eine systematische Risikoanalyse (Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken für Industrie und Behörden). Diese sieben Punkte sind die Kurzform davon für den Alltag. Wie viel ein KI-Werkzeug auf deinem Rechner wirklich sieht, steht ausführlich in Was Claude Desktop auf deinem Mac tut.
Welche drei Begriffe brauche ich für die Einrichtung?
Mehr als diese drei musst du am Anfang nicht kennen. Ein Projekt ist ein abgetrennter Arbeitsbereich für genau einen Vorgang, mit eigenen Anweisungen, eigenen Dateien und eigenem Gedächtnis. Ein Connector ist die Verbindung zu einem anderen Programm, also Postfach, Kalender, Dateiablage oder Buchhaltung. Die Freigabe-Stufe entscheidet, ob das Werkzeug vor einer Handlung fragt oder einfach macht.
In welcher Reihenfolge richte ich Cowork sicher ein?
Vier Punkte, bevor irgendetwas verbunden wird, drei bevor der erste Lauf startet.
1. Ein eigenes Projekt je Vorgang. Benenne es nach dem Vorgang, nicht der Abteilung: "Nachfassen alte Anfragen", nicht "Marketing". Alles, was du später freigibst, hängt an diesem Projekt. Ein Sammel-Arbeitsbereich für alles vererbt jeden Zugriff an jeden Vorgang.
2. Den Auftrag aufschreiben, bevor du Zugriff gibst. Schreib ins Projekt, wer angeschrieben wird, ab wann eine Anfrage als alt gilt und was nie in einer Mail steht, also Preise, Rabatte, Zusagen. Ein Werkzeug ohne Auftrag füllt die Lücke selbst und rät aus alten Mails. Der Auftrag ist billiger als die Korrektur.
3. Ein eigener Zugang statt deines Hauptpostfachs. Verbinde nicht dein persönliches Postfach. Leg ein zweites an, das nur diesem Vorgang gehört, etwa anfragen@deinefirma.de. So begrenzt du den Schaden auf den Vorgang und kannst ihn abends abschalten, ohne deine eigene Arbeit lahmzulegen.
4. Nur den einen Ordner freigeben, den der Vorgang braucht. Cowork darf Dateien lesen und schreiben, aber nur dort, wo du es erlaubst. Der Schreibtisch deines Rechners ist kein Ordner, das ist ein Lager. Leg einen Ordner je Projekt an und gib genau diesen frei.
5. Freigabe-Stufe auf Manuell. Manuell fragt vor jedem Schreiben und vor jedem Zugriff auf ein verbundenes Programm. Für die ersten zwei Wochen nimmst du diese Stufe. Du siehst dabei genau, an welchen Stellen das Werkzeug raten will, und trägst sie in Punkt 2 nach.
6. Monatslimit setzen. Ein Ausgabelimit je Person, das sich jeden Monat erneuert, dazu ein Deckel für die ganze Firma. Ein Lauf, der sich verhakt, kostet keine Zeit, sondern Rechenleistung. Das Limit ist die Reißleine.
7. Trockenlauf mit erfundenen Daten. Leg drei erfundene Anfragen an und lass den Vorgang komplett durchlaufen. Dann prüfst du: Welche Mails hat es geöffnet, was steht wörtlich in den Entwürfen, hat es einen Preis genannt, obwohl du es verboten hast. Erst wenn das sitzt, gehen echte Kundendaten hinein.
Was mache ich, wenn Cowork schon mit echten Daten läuft?
Reiß nichts ab. Es sind dieselben sieben Punkte, nur sortiert nach dem, was am schnellsten am meisten stoppt. Zuerst Punkt 5, Freigabe-Stufe auf Manuell, ein Klick, wirkt sofort. Dann Punkt 6, das Monatslimit. Dann Punkt 4, die Ordner-Freigaben ausdünnen. Dann Punkt 2, den Auftrag nachschreiben, an den Fällen, bei denen dir eine Antwort komisch vorkam. Dann Punkt 3, das zweite Postfach anlegen und den Vorgang umhängen. Den alten Zugang trennst du erst, wenn der neue wirklich läuft. Zuletzt Punkt 7, die Journal-Zeile mit dem heutigen Datum, als Zulieferung für dein Verarbeitungsverzeichnis.
Muss ein kleiner Betrieb das wirklich?
Ja, und zwar aus zwei Richtungen. Größe schützt nicht: Die Auskunftspflicht gegenüber einem Kunden und die Meldepflicht nach einer Datenpanne hängen nicht an der Mitarbeiterzahl. Eine Verletzung des Datenschutzes meldet der Verantwortliche der Aufsichtsbehörde unverzüglich und möglichst binnen 72 Stunden, es sei denn, sie führt voraussichtlich nicht zu einem Risiko für die Betroffenen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO). Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten schreibt Art. 30 DSGVO vor. Betriebe unter 250 Personen sind ausgenommen, aber die Ausnahme fällt weg, sobald die Verarbeitung nicht nur gelegentlich passiert. Ein KI-Vorgang, der jede Woche Kundenanfragen durchgeht, ist genau das.
Die andere Richtung ist der Aufwand, und der ist real. In einer Bitkom-Befragung von 2025 unter 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten nennen 53 Prozent die Verunsicherung durch rechtliche Hürden als eines der größten Hemmnisse beim KI-Einsatz (Bitkom, 2025). Die sieben Punkte drehen das um: Sie kosten beim ersten Vorgang eine gute Stunde, beim zweiten zwanzig Minuten, weil Punkt 1 bis 4 dann Kopieren sind. Wie so ein Vorgang ohne eigenes Team überhaupt läuft, steht in KI-Marketing ohne Code.
Woran merke ich, dass die Einrichtung sitzt?
An drei Zeichen, ohne Prüfung von außen. Du kannst in einem Satz sagen, worauf jeder Vorgang zugreifen darf, ohne nachzusehen. Du kannst einen Vorgang abschalten, ohne dass deine eigene Arbeit stehen bleibt, das ist der Beweis, dass die Zugänge getrennt sind. Und du erkennst am Monatsende an den Kosten, ob ein Vorgang seine Arbeit gemacht hat oder sich verrannt hat. Fehlt dir eines der drei, weißt du, welcher Punkt oben noch offen ist. Wie dieselbe Trennung in einem ganzen Lead-Vorgang aussieht, zeigt KI-Funnel ohne Mitarbeiter.
Im PDF liegen alle sieben Punkte mit dem genauen Klickweg und je einer Begründung, dazu ein druckbares Abhak-Blatt zum Ausfüllen, ein Blatt je Vorgang, und die Notfall-Reihenfolge für Vorgänge, die schon mit echten Daten laufen. Trag unten deine E-Mail ein, dann bekommst du es sofort als Download. Kein Spam, jederzeit abbestellbar.