Eine Referenzdatei ist ein einseitiges Dokument aus deinem eigenen, bereinigten Call-Transkript, das du einer KI anhängst, damit ihre Texte nach dir klingen statt nach ChatGPT. Du baust sie einmal aus einem aufgezeichneten Vorgang, transkribierst ihn, löschst drei Sorten Stellen und verdichtest den Rest auf sechs Blöcke. Einen Prompt schreibst du jedes Mal neu. Eine Referenzdatei schreibst du einmal und hängst sie an. Der schnellste Weg an das Material, mit dem die KI nach dir klingt: Du redest ohnehin jeden Tag, du musst es nur einmal mitschneiden.
Warum eine Referenzdatei statt eines Prompts?
Robby im KI-Essential-Workshop: „Ergebnisqualität ist Briefingqualität. Was du eingibst, kommt auch raus." Ein Prompt ist eine Anfrage, die du jedes Mal wiederholst. Eine Referenzdatei ist ein fester Kontext, den du einmal baust und danach an jeden neuen Chat hängst. Wie dieser Kontext generische Prompts schlägt, steht in Dein KI-Content klingt nach ChatGPT, nicht nach dir. Eine Regel für dieses Blatt: ein Vorgang, nicht zehn.
Welchen Vorgang nehme ich auf?
Nicht den nervigsten Ablauf. Nimm den, den du im Schlaf kannst. Du machst den Vorgang und sprichst dabei laut mit. Nicht erklären, wie man es machen sollte, sondern zeigen, wie du es heute wirklich machst. Loom, Zoom oder Bildschirmaufnahme, das ist egal. 10-20 Minuten reichen. Wo du beim Sprechen ins Stocken kommst, fehlt keine Automatisierung, sondern eine Entscheidung. Markier die Stelle und sprich sie aus.
Wie transkribiere ich die Aufnahme?
Text, nicht Video. Ein Video kann die KI nicht lesen, ein Transkript schon. Whisper per API oder ein Transkript-Tool deiner Wahl. Whisper ist laut deutscher Wikipedia seit September 2022 als Open-Source-Spracherkennung verfügbar und auf 680.000 Stunden mehrsprachiger Daten trainiert. Für 20 Minuten Aufnahme sind das Cent-Beträge und ein paar Minuten Wartezeit. In der OpenAI-Preisliste steht Whisper mit 0,006 US-Dollar pro Minute (Stand August 2026), 20 Minuten liegen damit bei rund 0,12 US-Dollar. Speicher die Datei lokal, zum Beispiel als vorgang-name-roh.md. Lokal deshalb, weil das Transkript dein Rohstoff ist und bei dir bleiben soll.
Welche drei Stellen lösche ich aus dem Transkript?
Ein rohes Transkript direkt ins System zu kippen ist der häufigste Fehler. Drei Sorten Stellen fliegen vorher raus:
- ·Personenbezogenes: Kundennamen, Mailadressen, Zugangsdaten, Preise aus laufenden Verträgen. Namen durch Rollen ersetzen (Kunde A, Kunde B), Zugangsdaten ersatzlos streichen. Die Orientierungshilfe der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden zu KI und Datenschutz hält fest, dass es „regelmäßig nicht" reicht, Namen und Anschriften aus einer Eingabe zu entfernen, weil sich ein Personenbezug gegebenenfalls aus dem Zusammenhang herstellen lässt (Version 1.0 vom 6. Mai 2024). Lies deine Rollen-Ersetzungen deshalb noch einmal im Kontext gegen.
- ·Falsches: verhaspelte Sätze, eine Zahl aus dem Bauch, ein falsch verstandener Tool-Name. Korrigieren oder löschen. Stehen lassen heißt, die KI übernimmt es als Fakt.
- ·Themenfremdes: Smalltalk am Anfang, Zwischenfragen, Themensprünge, die mit dem Vorgang nichts zu tun haben. Ersatzlos streichen.
Das Ergebnis heißt vorgang-name-clean.md und ist deutlich kürzer als das Roh-Transkript. Genau so soll es sein.
Wie baue ich aus dem Transkript die Referenzdatei?
Jetzt verdichtest du das bereinigte Transkript auf ein Blatt, sechs Blöcke: Ziel, Kontext, Format, Kriterien, Beispiele, Iteration. Der Beispiele-Block trägt den Ton. Nimm drei bis fünf wörtliche Sätze aus deinem bereinigten Transkript, keine umformulierten. Die Zahl ist nicht gegriffen: In Anthropics Prompting-Best-Practices für Claude heißen Beispiele eine der zuverlässigsten Methoden, um Format, Ton und Struktur der Ausgabe zu steuern, empfohlen werden drei bis fünf Stück. Danach hängst du die Referenzdatei in einem frischen Chat an. Neue Aufgabe, neues Chatfenster, sonst zieht das Modell Annahmen aus dem alten Verlauf. Dasselbe Prinzip, einmal festgelegt und immer wieder angehängt, hält auch deinen visuellen Avatar konstant: KI-Klon: So bleibt dein Avatar immer dieselbe Person.
Wie prüfe ich den KI-Text, bevor ich ihn rausschicke?
Diesen Schritt macht Robby trotz fertiger Systeme bis heute per Hand: „Bevor ich blind Copy-Paste mache, lese ich mir die schon nochmal durch und schaue, ob ich das auch so sagen würde." Fünf Fragen als Gegenprobe:
- ·Würde ich diesen Satz so sagen, wenn mich jemand fragt?
- ·Steht da eine Erklärschleife, die dasselbe zum dritten Mal sagt?
- ·Sind Buzzwords drin, die den Text als KI-Text verraten?
- ·Steht eine Zahl oder Quelle drin, die du nicht selbst gesagt hast? Modelle erfinden Quellen.
- ·Ist ein Kundenname oder ein Zugangsdatum zurückgerutscht?
Warum dieser Handgriff bleibt, auch wenn die Referenzdatei sitzt: Das BSI beschreibt Halluzinationen im Lagebericht zur IT-Sicherheit in Deutschland 2025 als Aussagen, die formal korrekt erscheinen, inhaltlich jedoch falsch oder irreführend sind, und nennt das ein strukturelles Risiko. Die Referenzdatei macht den Ton verlässlich, nicht die Fakten.
Im PDF liegt das Ganze als druckbares Blatt zum Abarbeiten: die Feld-Tabelle für den aufzunehmenden Vorgang, die drei Lösch-Regeln mit Erkennungsmerkmal und Handlungsanweisung, das Sechs-Blöcke-Framework mit leeren Antwortspalten und die Gegenprobe als Checkliste. Trag unten deine E-Mail ein, dann bekommst du es sofort als Download. Kein Spam, jederzeit abbestellbar.